5 consejos para redactar mejores correos electrónicos y asegurarte que sean leídos

Todos, al menos alguna vez, hemos recibido correos electrónicos incorrectos: con errores ortográficos en la línea de asunto, cuerpos de texto que no llegan a ninguna idea concreta o firmas obsoletos. 

El correo electrónico es el primer medio de comunicación profesional más popular en estos días. A menudo nos comunicamos con compañeros de trabajo, clientes y posibles empleadores por correo electrónico, por eso es necesario maximizar el impacto de los correos electrónicos que enviamos.

A continuación, explicamos los errores más comunes y cómo enmendarlos al escribir correos electrónicos profesionales. 

1. ¿Qué debe ir en una línea de asunto?

Cuando se trata de líneas de asunto, ser conciso es clave. Son la vista previa de lo que hay en el cuerpo, es decir, lo que hace que el destinatario haga clic en el correo electrónico, lo guarde para más tarde o, en el peor de los casos, lo elimine sin abrirlo. Lograr que su destinatario abra su correo electrónico, especialmente con un interés genuino, es la parte más difícil, por lo que una línea de asunto efectiva es tan crucial.

Aye Moah, cofundadora y Jefa de Producto de Boomerang para Gmail, explicó al portal Refinery29: "La línea del asunto debe reflejar el propósito del correo electrónico, pero también debe tener un ligero toque de personalización. Si estás escribiendo a alguien sobre un puesto de trabajo específico, un proyecto o artículo en el que trabajaron o el trabajo que su empresa ha realizado, ten en cuenta esto brevemente en el tema. Recomendamos un formato de [tema], [solicitud / pregunta] y [fecha límite, si existe]". 

Moah también subrayó la importancia de enviar líneas de asunto sin errores. El error más frecuente: comenzar una oración temática con una letra minúscula. Según un estudio de Boomerang, las líneas de asunto de tres a cuatro palabras reciben el mayor volumen de respuestas.

2. ¿Cuándo es el mejor momento del día para enviar un correo electrónico?

Según Moah, el mejor momento para enviar un correo electrónico es al comienzo de la jornada laboral: "La mayoría de las personas adopta un enfoque de 'último en entrar, primero en salir', donde leerán y responderán a los mensajes en la parte superior de su bandeja de entrada. Primero. Hemos encontrado que las personas tienden a escribir la mayoría de los correos electrónicos en las mañanas de los días hábiles antes del mediodía, con la ventana clave de tiempo de 7 am a 9 am para llegar a los destinatarios".

¿Qué pasa después de las horas? Si trabajas de 9 a 5, ¿es apropiado enviar un correo electrónico fuera del reloj? Carolyn Thompson, Directora Ejecutiva de Reclutamiento y Directora Ejecutiva de Merito Group, dice: "Enviar un correo electrónico por la noche, tarde en la noche o durante el fin de semana a veces se puede malinterpretar como imponer el" tiempo de descanso "de alguien, aunque es posible que se esté poniendo al día. El envío de correos electrónicos por la noche también puede sugerir a otros que su entorno de trabajo es 24/7, lo que puede ser bueno o malo, según el contexto".

3. ¿Qué debe ir en un mensaje "Fuera de la oficina"?

Si te vas de viaje, no es necesario que expliques a dónde vas o que te tomas unas vacaciones. De acuerdo con Moah, los mensajes "Fuera de la Oficina" solo deben seguir esta sencilla fórmula: disponibilidad + fecha de devolución + a quién contactar en su lugar.

Deseas alertar a todos sobre su alcance, ya sea que estés revisando el correo electrónico de forma intermitente o completamente fuera de línea. También deseas incluir una línea de tiempo para cuando vuelva al remitente y a quién pueden recurrir para obtener ayuda mientras estás fuera de tus funciones. 

4. ¿Cómo se debe iniciar y cerrar un correo electrónico?

La forma en que abres los correos electrónicos debe variar caso por caso. 

Según Moah, en general, los saludos informales como "hey" y "hola" suelen recibir más respuestas que los correos electrónicos que comienzan de manera más formal. De manera similar, el cierre de los correos electrónicos con "gracias" o "gracias de antemano" produce un índice de respuesta 36% más alto que con los "saludos cordiales" más tradicionales y el "mejor" (el último de los cuales es el de peor desempeño entre los que cierran correos electrónicos) .

Más correos electrónicos conversacionales tienden a involucrarse más, e incluir el nombre del destinatario también es una forma fácil de agregar un toque personal.

5. En conclusión, ¿qué compone un buen correo electrónico de trabajo?

Moah recomienda escribir correos electrónicos a nivel de tercer grado. Puede parecer una tontería, pero este método "obliga al escritor a usar palabras y oraciones más cortas para entregar información con claridad". Ella continúa: "este enfoque proporciona un aumento del 36% en la tasa de respuesta a los correos electrónicos escritos en un nivel de lectura de la universidad y una tasa de respuesta 17% más alta que los escritos en un nivel de escuela secundaria. El sentimiento también juega un factor importante en la redacción de buenos correos electrónicos, ya que necesito un poco de emoción detrás del texto. Los correos electrónicos que son levemente a moderadamente positivos o ligeramente a moderadamente negativos provocan un 10-15% más de respuestas que los correos electrónicos que son neutrales".

Moah también aconseja mantener el número de palabras del correo electrónico entre 50 y 125 palabras, así como plantear una pregunta en el cuerpo. Los correos electrónicos que hacen entre una y tres preguntas obtienen un 50% más de respuestas que los correos electrónicos que no hacen preguntas.

Entonces, ¿cuándo debería optar por comunicarse por teléfono, video chat o en persona en lugar de enviar un correo electrónico? Thompson dice que optar por una forma de comunicación más directa si el asunto en cuestión "requiere más de tres párrafos simples o un énfasis específico".

Thompson también agrega que es importante recordar que las apuestas son altas y que los correos electrónicos tienen el potencial de volverse virales en las redes sociales en nuestra era de capturas de pantalla. Así que si estás molesto, espera un momento antes de enviar algo de lo que puedas arrepentirte. "Si necesita desahogarse, una conversación en vivo permite un énfasis y una inflexión fáciles, según corresponda". Y siempre recuerde: "Usar mayúsculas se interpreta como gritar".